在投標(biāo)過程中,投標(biāo)文件的編制要求是既細(xì)致又全面,既準(zhǔn)確又快捷,對(duì)招標(biāo)文件的理解和響應(yīng)是不允許出現(xiàn)任何偏差或疏漏,投標(biāo)文件是評(píng)標(biāo)的主要依據(jù),對(duì)投標(biāo)人中標(biāo)與否起著極其重要的作用,那么要如何編制出高質(zhì)量高水準(zhǔn)的投標(biāo)文件呢?
01、建立規(guī)范、科學(xué)有效的投標(biāo)信息管理系統(tǒng)。
在標(biāo)書編制過程當(dāng)中,我們時(shí)常會(huì)發(fā)現(xiàn),招標(biāo)文件里需要設(shè)置技術(shù)人員、單位業(yè)績(jī)等諸多限定要求,放眼一看,單位符合要求的人員有多少?業(yè)績(jī)夠不夠?容易讓人一頭霧水,或許有部分人員經(jīng)歷的投標(biāo)比較多,很有經(jīng)驗(yàn),頭腦里能大概記住部分人員和單位業(yè)績(jī),但是大多數(shù)人是在手忙腳亂地到處碰壁,另外技術(shù)人員的身份證、畢業(yè)證、職稱證、獲獎(jiǎng)證等掃描件,還得挨個(gè)打電話催促借用,有時(shí)還碰見個(gè)別人員出差等不確定因素,工作進(jìn)展緩慢。
另外在編制單位業(yè)績(jī)中,需要我們從單位所有的業(yè)績(jī)中搜獵出符合招標(biāo)文件的業(yè)績(jī),需翻箱倒柜找遍中標(biāo)通知書、合同、業(yè)主證明、單位獲獎(jiǎng)等原件進(jìn)行掃描。這樣的工作方式使人長(zhǎng)期處于費(fèi)時(shí)費(fèi)力的狀態(tài)。如何方便、快捷地找到標(biāo)書內(nèi)所需的信息,對(duì)于編制出高質(zhì)量的投標(biāo)文件,建立好規(guī)范、科學(xué)有效的投標(biāo)信息庫(kù)就顯得尤為重要。
要建立規(guī)范、科學(xué)有效的投標(biāo)信息庫(kù),其必須符合組織學(xué)理論,符合運(yùn)籌、管理和統(tǒng)計(jì)學(xué)。投標(biāo)信息管理系統(tǒng)作為一個(gè)投標(biāo)所用材料的集合體,必須具備內(nèi)容的全面性、系統(tǒng)性、及時(shí)性和搜索的便捷性,并具有各種證件到期提醒功能,具有更新內(nèi)容的提示窗口等人性化設(shè)計(jì)。根據(jù)從事編制地鐵、市政道路工程設(shè)計(jì)標(biāo)書的經(jīng)驗(yàn),投標(biāo)信息庫(kù)模塊可由標(biāo)書、人員、單位業(yè)績(jī)、企業(yè)信息、業(yè)主信息和行業(yè)信息等幾大塊組成。
(1)標(biāo)書模塊??砂茨甏?、地區(qū)、類型分類收集入庫(kù),突出每個(gè)標(biāo)書編制的過程,包含投標(biāo)準(zhǔn)備階段、投標(biāo)編制階段、投標(biāo)后階段。
(2)人員模塊??砂磳I(yè)、職稱、年齡、學(xué)歷等收集入庫(kù),并做好個(gè)人履歷表,隨時(shí)更新個(gè)人項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)信息。
(3)單位業(yè)績(jī)??砂搭愋汀⒛甏霂?kù),并將每個(gè)項(xiàng)目的中標(biāo)通知書、合同、業(yè)主證明、獲獎(jiǎng)證書、項(xiàng)目情況表等信息收集入庫(kù)。
(4)企業(yè)信息。按單位各種資質(zhì)證書、財(cái)務(wù)信息、企業(yè)概況、組織機(jī)構(gòu)等入庫(kù)。
(5)業(yè)主信息。根據(jù)地區(qū)建立業(yè)主人事、機(jī)構(gòu)、辦事指南等信息管理。
(6)行業(yè)信息??砂葱袠I(yè)分類,收集行業(yè)動(dòng)態(tài)、最新技術(shù)、同行業(yè)兄弟單位參與項(xiàng)目情況及投標(biāo)情況。
隨著項(xiàng)目的進(jìn)展,投標(biāo)信息管理系統(tǒng)內(nèi)各種信息變化較快,投標(biāo)信息管理系統(tǒng)要做到安排專人專項(xiàng)保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)各模塊的內(nèi)容收集更新工作。這樣編標(biāo)時(shí)能迅速、準(zhǔn)確地找到所需的最新資料,提高了編標(biāo)的快捷性和準(zhǔn)確性,同時(shí)也提高了標(biāo)書編制的質(zhì)量,節(jié)省大量的標(biāo)書編制時(shí)間,為其他重點(diǎn)問題提供充裕時(shí)間。
02、投標(biāo)書文檔排版
文檔排版可以說是投標(biāo)書制作中一步難人的步驟,投標(biāo)書的排版關(guān)系到標(biāo)書的有用與否,制作標(biāo)書時(shí),仔細(xì)留意每一處細(xì)節(jié)。
1、商務(wù)版與技術(shù)版文檔一二三級(jí)標(biāo)題以及正文內(nèi)容字體保持一致;
2、自動(dòng)生成目錄;
3、添加文檔頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)碼;
4、一二三級(jí)標(biāo)題自動(dòng)編號(hào),手動(dòng)編輯的話可能會(huì)造成目錄中超鏈接的失效,盡量做好自動(dòng)生成標(biāo)號(hào)。
03、封裝和上傳
1、封裝前掃描標(biāo)書,上傳電子版;
2、按照標(biāo)書封裝要求嚴(yán)格進(jìn)行封裝。有需要單獨(dú)做封面,不和商務(wù)文檔、技術(shù)文檔在一起;商務(wù)正本封面、商務(wù)副本封面、技術(shù)正本封面、技術(shù)幅本封面、報(bào)價(jià)正本封面、報(bào)價(jià)附本封面;投標(biāo)一覽表:封面 投標(biāo)一覽表 保證金截圖、U盤封條、檔案外封條;
3、封裝處蓋章簽字、騎縫章。
最后,制作投標(biāo)書最好能留足時(shí)間,不要拖時(shí)間完成,留足時(shí)間送材料,做好備份等,不要因?yàn)樾∈洛e(cuò)過投標(biāo)。
04、做好投標(biāo)總結(jié)
投標(biāo)后,應(yīng)及時(shí)對(duì)投標(biāo)資料進(jìn)行匯總,把每個(gè)人所做的內(nèi)容都收集放在一起,并標(biāo)明該工程的主要結(jié)構(gòu)形式、特點(diǎn)及主要施工方案等,以供以后查找資料方便。
想辦法搜集其他投標(biāo)單位的投標(biāo)報(bào)價(jià)資料,對(duì)完成的投標(biāo)全過程情況進(jìn)行回顧、匯總和深入分析,并作出客觀評(píng)價(jià),以便對(duì)以后的投標(biāo)工作產(chǎn)生導(dǎo)向性。通過它,可以全面、系統(tǒng)地了解投標(biāo)工作的具體情況,正確認(rèn)識(shí)工作中的優(yōu)缺點(diǎn) ;可以明確下一步工作的方向,少走彎路,少犯錯(cuò)誤,提高工作效率。
上一篇:采購(gòu)計(jì)劃還沒有批下來就進(jìn)行了采購(gòu)活動(dòng),采購(gòu)人將承擔(dān)哪些法律責(zé)任?
下一篇:招標(biāo)方和投標(biāo)方簽訂合同后能否廢標(biāo)?